Organisation : appliquer la méthode GTD avec Gmail

Trop d'emails à lire ? Des soucis d'organisation de votre compte Gmail ? Emails perdus dans la masse de vos archives ? Voici un billet qui pourrait vous être utile. Pour commencer, je vais faire un très léger rappel/résumé de la méthode GTD (Getting Things Done).

Rappel

GTD

La méthode GTD est une méthode d'organisation inventée par David Allen, je vous conseille d'ailleurs d'acheter le livre si vous ne l'avez pas. L'image ci-dessus est une version light de cette technique de tri dont voici les grandes lignes traduites :

  • Un nouvel élément arrive dans votre corbeille d'arrivée
  • L'élément est bloqué : on le jette ou on le met dans une liste de référence en attendant un déblocage
  • Sinon, si la résolution/l'action prend moins de 2 minutes on l’exécute
  • Dans le cas contraire, on peut délayer ... ou déléguer

Maintenant que j'ai donné les grandes lignes, on va pouvoir voir comment appliquer cette technique sur une boîte Gmail.

Prérequis

Ce billet se base sur les fonctionnalités Priority Inbox de Google et Superstars disponible dans les Labs.

Boîte de réception

La boîte de réception est la fameuse corbeille d'arrivée du système GTD. Avec la fonctionnalité Priority Inbox, on va même pouvoir appliquer deux niveaux de tri en entrée.
Quand un élément est traité, il doit être archivé. Ainsi ne restent dans la boîte de réception que les éléments formant une TODO-List à court ou moyen terme.

GTD

Dossier 'suivi' (starred)

Le label starred de Gmail va constituer la boîte de références, et le lab Superstars va permettre d'avoir plusieurs types de références. Dans la boîte de références sont rangés tous les éléments ne formant pas une TODO-List mais pouvant servir plus tard : emails d'information, identifiants de connexion, ...

Le lab Superstars permet de paramêtrer les icônes que nous voulons, personnellement j'ai activé les suivants :

GTD

Dans l'ordre d'apparition : information, important, urgent, inconnu, validé et à faire suivre.

Ainsi ma boîte de références ressemble à ça :

GTD

Pour le reste : il y a le reste

Pour tous les autres éléments : traités, inutiles, autres ... Il suffit d'utiliser la fonction Archiver, ils restent ainsi consultables via le label All Mails.

Pour certains, le plus dur va être de vider leur boîte mail avant de pouvoir appliquer cette méthode :D

Enjoy it !